SaaS erklärt

Frag eine Geschäftsführung, wie viele Software-Abonnements im Haus laufen. Die Antwort ist fast immer eine Zahl im niedrigen zweistelligen Bereich — und fast immer deutlich zu niedrig.

Eine Erhebung, über die it-daily berichtete, hat genau das gemessen: Befragte schätzten den Bestand ihres Unternehmens auf durchschnittlich 22 SaaS-Anwendungen. Andere Auswertungen kommen für die tatsächliche Nutzung auf deutlich höhere Werte — der State of SaaS Resilience Report 2025 nennt im Schnitt 139 Anwendungen, eine Auswertung von Hostinger für 2026 rund 106. Die Größenordnungen unterscheiden sich je nach Erhebungsmethode und Unternehmensgröße, aber die Richtung ist überall dieselbe: Der Bestand ist ein Vielfaches dessen, was die Verantwortlichen vermuten.

Der Satz stammt aus einem Sicherheitsbericht, beschreibt aber die Kostenseite genauso präzise. Wer nicht weiß, welche Anwendungen laufen, kann weder ihre Risiken noch ihre Rechnungen einschätzen. Es ist dieselbe Lücke, nur mit einem anderen Preisschild.

Warum SaaS-Kosten anders funktionieren als Softwarekauf

Beim klassischen Lizenzkauf war Software eine Investition: einmal beschafft, aktiviert, abgeschrieben. Die Entscheidung fiel bewusst, sie ging durch eine Freigabe, und sie tauchte in der Anlagenbuchhaltung auf.

Software as a Service kehrt das um. Auf die Anwendung wird über die Cloud zugegriffen, bezahlt wird auf Abonnementbasis — monatliche oder jährliche Gebühren statt Kaufpreis. Die Daten liegen in der Cloud, die Software ist beim Anbieter gehostet. Wartung und Updates liegen beim Anbieter, eigene Hardware entfällt, die Bereitstellung dauert Minuten statt Wochen. Genau diese Eigenschaften — Flexibilität, schnelle Bereitstellung, keine Vorabinvestition — machen das SaaS-Modell für mittelständische Unternehmen attraktiv: Man bezieht Software über das Internet, statt sie zu betreiben.

Sie sorgen aber auch dafür, dass die Kostenseite die Kontrollmechanismen unterläuft. Ein Abonnement für 29 € im Monat braucht keine Investitionsentscheidung. Es braucht eine Kreditkarte und zwei Minuten. Und weil es als laufende Gebühr verbucht wird und nicht als Investition, erscheint es nirgends auf einer Liste, die jemand jährlich durchsieht.

Der Trend verstärkt das. Gartner erwartet für 2026 weltweite IT-Ausgaben von rund 6,37 Billionen US-Dollar, ein Plus von 14,2 Prozent gegenüber dem Vorjahr; die Softwareausgaben wachsen darin überdurchschnittlich. Für ein einzelnes Unternehmen heißt das vor allem eines: Der Posten wird nicht von allein kleiner.

Preisgestaltung: die gängigen Modelle

Wer Kosten vergleichen will, muss zuerst wissen, worauf sich der Preis bezieht. Im Markt haben sich drei Preismodelle etabliert, die sich bei wachsender Nutzerzahl sehr unterschiedlich verhalten.

Der Unterschied wirkt erst mit der Zeit. Ein Werkzeug für 16 € je Nutzer und Monat kostet bei acht Beteiligten 128 € monatlich; sind es zwei Jahre später zwanzig, sind es 320 €. Bei einer Pauschale je Unternehmen ändert sich nichts. Zum Zeitpunkt der Auswahl sieht der nutzerbasierte Tarif oft günstiger aus — die Rechnung kippt später, und zwar leise.

Die drei Kostenblöcke

Block 1: die bekannten Anwendungen

Microsoft 365 oder ein vergleichbares Paket, das ERP, die Buchhaltung, das CRM. Diese Verträge sind dokumentiert, jemand ist zuständig, die Kosten stehen im Budget. Sie machen den größten Einzelposten aus, sind aber selten das Problem — sie werden ohnehin regelmäßig angeschaut.

Block 2: die Fachanwendungen

Hier entsteht die Lücke zwischen geschätzten 22 und tatsächlichen 100+ Anwendungen. Das Designwerkzeug einer einzelnen Person, das Terminbuchungstool des Vertriebs, ein Cloud-Speicher wie Dropbox neben dem offiziellen, der Passwortmanager eines Teams, drei verschiedene Videokonferenzdienste, weil jede Abteilung einen anderen eingeführt hat.

Jede einzelne dieser Entscheidungen war sinnvoll und wurde von jemandem getroffen, der wusste, was er tat. In Summe entsteht daraus ein Bestand, den niemand überblickt — nicht aus Nachlässigkeit, sondern weil es nie einen Punkt gab, an dem jemand für die Summe zuständig war.

Block 3: die ungenutzten Lizenzen

Der teuerste Block, weil er in beiden anderen steckt. Eine Auswertung, über die cloudcomputing-insider berichtete, kam zu dem Ergebnis, dass knapp die Hälfte aller in Unternehmen installierten Anwendungen von den Mitarbeitenden nicht genutzt wird. Andere Untersuchungen nennen Werte in ähnlicher Größenordnung.

Die Ursachen sind unspektakulär: Eine Person verlässt das Unternehmen, ihr Konto bleibt aktiv. Ein Projekt endet, die Werkzeuge laufen weiter. Ein Team wechselt das Tool, das alte wird nicht gekündigt. Eine Lizenz wird für einen Vertretungsfall gekauft und nie zurückgegeben.

Was die Bestandsaufnahme wirklich findet

Der naheliegende Weg ist der falsche: nicht den Vertragsordner durchsehen, sondern zwölf Monate Kontoauszug. Der Ordner enthält, was jemand abgelegt hat. Der Kontoauszug enthält, was tatsächlich bezahlt wird. Der Unterschied zwischen beiden ist genau das, was gesucht wird.

Drei Suchmuster decken die meisten Fälle ab:

Wiederkehr. Derselbe Empfänger, ähnlicher Betrag, regelmäßiger Abstand. Findet alles Laufende, auch das Gewollte — der Wert liegt darin, dass danach eine vollständige Liste existiert.

Betragsschwelle. Alles unterhalb von etwa 50 € monatlich, das seit mindestens einem halben Jahr läuft und keiner Kategorie zugeordnet ist. Kleine Beträge unterschreiten jede Prüfschwelle und überleben deshalb Jahre.

Neuauftritt. Ein Empfänger, der zwölf Monate lang nicht vorkam und jetzt regelmäßig abbucht. Das ist der Testzugang, dessen kostenlose Phase gerade geendet hat — und der einzige Zeitpunkt, an dem eine Kündigung noch ohne Verlust möglich ist.

Die mühsamere Hälfte ist die Zuordnung. Empfängernamen sind Zahlungsdienstleister-Kennungen, Abkürzungen mit Ziffernfolgen oder Konzerntöchter, die mit dem genutzten Produkt nichts zu tun haben. Weiter helfen die Gläubiger-Identifikationsnummer aus dem SEPA-Datensatz, die Mandatsreferenz mit ihrer Kundennummer oder im Zweifel die Bank, die den Einreicher der Lastschrift kennt. Wer diese Arbeit einmal macht, muss sie nicht wiederholen — genau darauf setzen Werkzeuge zur Ausgabenkontrolle auf, die Zahlungen dauerhaft einem Vertrag zuordnen.

Vorteile von SaaS gegenüber On-Premise — kostenseitig ehrlich gerechnet

Die Diskussion wird oft verkürzt geführt. Beide Modelle haben eine klare Kostenlogik, und welche günstiger ist, hängt vom Zeithorizont ab.

Für KMU fällt die Rechnung meist zugunsten cloudbasierter Software aus — nicht wegen des Preises, sondern weil Wartung, Datensicherheit und Verfügbarkeit sonst eigene Kapazität binden, die nicht da ist. Der Preisvorteil ist ein Nebeneffekt, kein Hauptargument. Wer ihn zum Hauptargument macht, rechnet die Betriebskosten der Alternative zu niedrig.

Warum SaaS-Anbieter so kalkulieren, wie sie kalkulieren

Ein Blick auf die Gegenseite hilft beim Verhandeln. Für ein SaaS-Unternehmen ist der laufende Umsatz die zentrale Größe — nicht der einzelne Abschluss. Die Kundenakquise kostet Geld, das sich erst über Monate zurückverdient. Daraus folgt fast alles, was Kunden an der Preisgestaltung auffällt.

Der Jahresvertrag ist deshalb günstiger als die monatliche Zahlweise: Er sichert den Umsatz und senkt das Risiko, dass ein Kunde nach drei Monaten abspringt. Die kostenlose Testphase existiert, weil die Hürde zum Einstieg möglichst niedrig sein soll. Und die automatische Verlängerung sorgt dafür, dass Kunden nicht aktiv zustimmen müssen, um zu bleiben — sie müssen aktiv werden, um zu gehen.

Nichts davon ist unseriös; es ist die Logik des Geschäftsmodells. Wer sie kennt, verhandelt anders. Zwei Hebel funktionieren im Mittelstand zuverlässig: die Umstellung auf Jahreszahlung gegen Rabatt, wenn das Werkzeug ohnehin bleibt, und die Frage nach Konditionen kurz vor Vertragsende — der Zeitpunkt, zu dem der Anbieter am meisten zu verlieren hat.

Wer die Werkzeuge verwaltet

In größeren Unternehmen liegt die Verwaltung der Softwarelösungen bei der IT-Abteilung: Sie legt Konten an, verteilt Berechtigungen und entzieht sie beim Austritt. In vielen mittelständischen Unternehmen gibt es diese Rolle so nicht, oder sie ist auf mehrere Schultern verteilt.

Das ist der eigentliche Grund, warum cloudbasierte Anwendungen dort schneller aus dem Blick geraten als on-premise gehostete: Nicht weil die Technik anders wäre, sondern weil der Zugang zu einer Cloud-Lösung keine IT-Ressourcen braucht. Wer über eine Internetverbindung verfügt und zahlen kann, kann sie in Betrieb nehmen — ohne Server, ohne Installation, ohne dass jemand aus der IT davon erfährt.

Wie viel ist normal?

Eine belastbare Kennzahl für den deutschen Mittelstand existiert nicht — die kursierenden Werte stammen überwiegend aus dem angelsächsischen Raum und aus Erhebungen mit sehr unterschiedlichen Stichproben. Die Auswertung von Hostinger nennt Ausgaben von bis zu 3.500 US-Dollar je Mitarbeitendem und Jahr, was für einen deutschen Handwerks- oder Handelsbetrieb erkennbar zu hoch gegriffen ist und eher software-nahe Unternehmen abbildet.

Brauchbarer als ein Branchenvergleich ist die eigene Zeitreihe. Wer den Wert einmal sauber ermittelt und danach quartalsweise fortschreibt, sieht die Entwicklung — und die ist aussagekräftiger als jede Benchmark, deren Bezugsgröße man nicht kennt.

Was danach kommt

Eine Bestandsaufnahme ist kein Selbstzweck. Drei Dinge entscheiden, ob sie wirkt.

Zuständigkeit. Jeder laufende Vertrag braucht eine benannte Person. Ohne sie produziert jede Inventur nur eine gepflegtere Liste derselben ungeklärten Posten.

Fristen. Die meisten Verträge verlängern sich automatisch. Eine Kündigung ist eine Terminaufgabe, kein Erkenntnisproblem — wer die Frist verpasst, zahlt ein weiteres Jahr für eine Entscheidung, die längst getroffen war.

Die Prüffrage. Sie lautet nicht „nutzen wir das?”, sondern „würde jemand merken, wenn es morgen weg wäre?”. Lässt sich das nicht beantworten, ist der Fall klar. Lässt es sich beantworten, fehlt nur die Zuordnung — und die sollte nachgetragen werden.

Häufige Fragen

Was kostet SaaS ein mittelständisches Unternehmen im Jahr?

Belastbare Zahlen für den deutschen Mittelstand gibt es nicht; kursierende Werte von bis zu 3.500 US-Dollar je Mitarbeitendem und Jahr stammen aus internationalen Erhebungen und bilden eher software-nahe Branchen ab. Aussagekräftiger ist der eigene Wert aus zwölf Monaten Kontoauszug, quartalsweise fortgeschrieben.

Warum sind es mehr Anwendungen, als man denkt?

Weil SaaS keine Investitionsentscheidung mehr verlangt. Ein Abonnement für einen zweistelligen Monatsbetrag braucht eine Zahlungsmethode und zwei Minuten, läuft als laufende Gebühr statt als Investition durch die Buchhaltung und taucht deshalb auf keiner Liste auf, die jährlich durchgesehen wird.

Wie findet man ungenutzte Lizenzen?

Über den Abgleich von bezahlten Konten mit tatsächlichen Anmeldedaten. In Microsoft 365 und den meisten größeren Diensten lässt sich der letzte Anmeldezeitpunkt je Konto auslesen; Konten ohne Anmeldung in 60 bis 90 Tagen sind die erste Prüfliste. Für kleinere Fachanwendungen bleibt die Nachfrage bei der zuständigen Person.

Lohnt sich der Wechsel von SaaS zurück zu On-Premise?

Selten, und fast nie aus Kostengründen allein. Eigene Server verlagern die Kosten von der Gebühr zur Investition und binden zusätzlich Personalkapazität für Wartung, Updates und Datensicherung. Wirtschaftlich wird die Rückkehr meist erst bei sehr stabilen Anforderungen, langer Nutzungsdauer und vorhandener eigener IT-Mannschaft.

Was ist der Unterschied zwischen SaaS, PaaS und IaaS?

SaaS liefert die fertige Anwendung über die Cloud — der Kunde nutzt sie, ohne sich um Betrieb oder Infrastruktur zu kümmern. Platform as a Service stellt eine Umgebung bereit, in der eigene Anwendungen entwickelt und betrieben werden. Infrastructure as a Service liefert nur die Grundbausteine wie Rechenleistung und Speicherplatz; Betriebssystem und Anwendungen verantwortet der Kunde selbst.